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Los estragos del terremoto de Japón en 2011 aún se resienten en muchas regiones del país. Algunas poblaciones fueron azotadas por un tsunami que arrasó con todo a su paso. Si bien la recuperación ha sido constante, muchas familias se han encontrado con problemas por culpa del deterioro o pérdida de sus documentos personales. En el caso de la ciudad de Ishinomaki, una brigada de voluntarios de Xerox ha emprendido un programa de digitalización para recuperar la información.

Un grupo de entre 7 y 10 mil empleados de Xerox recorre la ciudad en búsqueda de documentos en escuelas, oficinas de gobierno, bancos, empresas, entre otras instituciones. Una vez que localizan los papeles, los someten a un tratamiento de restauración. Una vez que los documentos han sido rescatados, la brigada usa escáneres facilitados por la compañía para preservar una copia digital que permita a los ciudadanos acceder nuevamente a sus datos.

En la reestructuración tras la catástrofe, los japoneses afectados han tenido inconvenientes con instituciones bancarias o gubernamentales debido a la falta de papeles, identificaciones y otros documentos. La idea es que los habitantes de Ishinomaki cuenten con un respaldo que les deje acelerar o destrabar ciertos trámites (por ejemplo, el cobro de seguros); así como recuperar parte de su legado como fotografías familiares.

La brigada de Xerox es una excelente iniciativa sobre cómo el respaldo digital puede ser de gran utilidad en casos de catástrofe. Sería genial si se tomara en cuenta este ejemplo en la planeación de protocolos de contingencia, de modo que la recuperación tras un desastre pueda llevarse de manera fluida y ordenada.

Igual, cada quien puede empezar desde casa. Nunca está de más contar con una copia digital de nuestros documentos personales. Basta un escáner, una cámara y un poco de tiempo libre para salvar una imagen de nuestra identificación oficial, licencia de manejo, pasaporte, registro del banco y otros papeles importantes para tenerlos en resguardo. Además, con tantos servicios de alojamiento en la nube disponibles (Google Drive, Dropbox, Microsoft SkyDrive, Box), podemos contar con nuestra información en casos de emergencia. Una copia a tiempo puede ahorrarnos muchos disgustos y frustraciones ante cualquier eventualidad.