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He tenido la oportunidad de participar en el arranque de unas cuantas empresas. De hecho, hace unos meses inicié mi propia consultora. Gracias a esta experiencia, he podido atestiguar que hay muchas prácticas de negocios que se mantienen ya no son tan justificables como antes. Así como alguna vez escribí que es posible deshacerse del correo electrónico dentro de una compañía -o cuando menos, dejar de abusar de él-, también creo que hay buenas alternativas para prescindir de otras acciones obsoletas. Aquí mi visión de cuatro que podríamos dejar en el pasado:

1. Tarjetas de presentación

Es increíble cuan inútiles que se han vuelto las tarjetas de presentación. En un mundo donde no había teléfonos inteligentes, eran comprensibles: las tarjetas constituían una forma de tener un compendio de todos los medios de contacto de una persona -nombre, teléfono, dirección, correo electrónico-. Ahora, me parece que sólo estorban y se acumulan en la billetera (aunque, a su favor, hay que decir que algunas tienen un diseño genial). En general, si no quiere invertir en unas tarjetas que marquen alguna diferencia y te vas por lo práctico, hay algunas opciones interesantes:

  • LinkedIn: Sé que a muchos les parece una red social un tanto inútil -en América Latina no ha tenido el éxito que en otras regiones-, pero es muy sencillo darle a alguien sólo un enlace para que tenga a la mano toda tu información. No olvides los consejos básicos para mantener un perfil cuidado ni la nettiquette para potenciar el servicio.

  • About.me: About.me te permite crear un sitio personal de contacto, en el que puede incluir un breve resumé de lo que has hecho y tus áreas de especialidad. Aunque aquí no te recomiendo que publiques algunos datos personales, sí te sirve como un enlace para que la gente te contacte a través de correo electrónico sin revelar tu dirección.

  • Tu tarjeta de contacto: La más simple. En la agenda de tu smartphone, crea un contacto con tus datos personales. Cuando conozcas a alguien y quieras dejarle toda tu información, simplemente envíasela. Vamos, la otra persona ni siquiera tendrá que capturar manualmente tus datos en su teléfono -como tendría que hacer con una tarjeta de presentación.

  • Evernote Hello: Evernote Hello ha sido una función muy incomprendida de Evernote, pero es una forma de crear una agenda de contactos de forma diferente. Con Hello, no sólo tienes los datos de la persona: también te recuerda cuándo y dónde se reunieron, permitiéndote llevar una cronología de la gente que conoces -además, si eres usuario habitual de Evernote, toda la información se resguarda en tu cuenta-. Vale la pena mucho probar la aplicación.

Telefonía fija

La telefonía fija está totalmente peleada con el teletrabajo. Implica, forzosamente, que te localicen en un lugar en específico en un momento determinado. Eso está bien si quieres pasar tu día sentado en una oficina, pero no si eres una persona dinámica. Mucha gente lo hace para ahorrarle dinero a otros -las llamadas locales suelen ser más baratas que al móvil en América Latina-, pero fuera de eso, no se le ve otra justificación. ¿Qué alternativas hay? Muchas.

  • Mensajería a través del móvil: La más común. Puedes estar disponible en el celular gracias a servicios como iMessage, WhatsApp o Line -por mencionar los más usados-. Además, los servicios de VoIP incluyen por predeterminada esta característica.

  • Skype: A mi parecer, Skype es una gran herramienta de negocios (la cual, por cierto, estimo se verá impulsada tras la jubilación de WLM). Te permite tomar llamadas tanto desde el ordenador como en el móvil; y además, te permite adquirir un número fijo. Poco que discutirle a esta opción.

  • Viber: Si lo que quieres es ahorrarle dinero a tu cliente, invítalo a usar Viber. La aplicación ha ganado popularidad en los últimos meses y está disponible en prácticamente cualquier plataforma (vaya, hasta en Bada se puede usar).

  • Google+ Hangouts: Si necesitas que haya más de una persona en una llamada, es mejor organizar una quedada (hangout) para ponerse de acuerdo. Ni siquiera es necesario que enciendan la cámara (aunque siempre es bueno mirar las reacciones faciales del interlocutor) para tener una reunión desde cualquier parte.

Exceso de juntas

No sé cuánto tiempo pierde la gente en juntas. Las reuniones físicas implican gastos, especialmente en tiempo y transporte, lo que a la larga golpea la productividad. Siempre pregunta si es necesario que reunas a todos tus colegas en un mismo espacio, o si lo pueden solucionar de otro modo. Por ejemplo:

  • Teleconferencias: Así como Skype o las quedadas pueden ayudarte con clientes, también son excelentes herramientas de comunicación interna. Me gusta más la opción de Google+ porque es difícil que halles a alguien que no cuente con un correo de Gmail -y si tienes Google Apps for Business, mejor-, y además, el servicio es muy estable.

  • Redes sociales empresariales: Muchas veces, las juntas son producto de una falla en el proceso de comunicación. Algo que pudo haberse resuelto en las conversaciones cotidianas crece como bola de nieve y termina con un par de horas perdidas en una discusión improductiva. Una solución es que tu empresa cuente con una red social interna. Al respecto, existen opciones como Socialcast, una de las más estables:

Trabajo por horas, no por resultados

Aquí va uno de los cambios más radicales en las estructuras empresariales: el horario fijo. ¿Cuántas personas no conocemos que terminan pronto su trabajo y se quedan horas atoradas en una oficina por cumplir su cuota de horas? En realidad, lo que una empresa sana necesita es productividad: que el trabajo se haga en el plazo establecido. ¿De qué forma podemos alinearnos mejor con este paradigma? Hay muchísimas opciones allá afuera, así que recomendaré las que creo más útiles:

  • Wunderlist: Wunderlist es un clásico. Te permite crear listas de pendientes con fechas límite. Su potencial más grande está cuando se hacen listas compartidas entre los diferentes colaboradores o departamentos, de modo que puedas mirar los avances y retrasos de un proyecto.

  • Trello: Un descubrimiento reciente. Trello te deja crear espacios de colaboración en los que puede asignar diferentes fases de un proyecto, moviendo las tareas de acuerdo con el momento en que se están realizando. Una maravilla para organizarse.

  • Hojoki: Hace unos días, hablé de forma detallada sobre Hojoki, un sistema que no sólo te permite crear espacios de colaboración, sino que también condensa tu actividad en la nube. Otra opción muy interesante para elevar la productividad de tu equipo de trabajo.

  • Basecamp: Mi preferida. Basecamp es un programa de gestión que te permite mantener control de tus diferentes proyectos, a través de calendarios, listas de pendientes y un resumen que te muestra toda la actividad de manera cronológica. Lo único malo es que no cuenta con una aplicación nativa móvil. También es de paga, con $20 USD en su paquete más barato.


Espero que estas opciones les sean de utilidad. Es importante, antes de implementar, estudiar cuáles son las condiciones que existen en la compañía para usarlas. Recuerda también que no sólo se trata de aprovechar la tecnología para sacar mayor aprovechamiento, sino de hacer que la gente se sienta cómoda con su trabajo. Ten por seguro que estas alternativas te ayudarán, en el mediano plazo, a establecer un flujo mucho más ordenado y sencillo de seguir.